事例文書管理システムの活用を推進するドキュメント電子化文書管理システム導入時の大量の文書電子化を実現
きめ細かな対応でシステム活用も促進

サービス提供イメージ

サービス提供イメージ

課題

  • 文書管理システムを導入し、文書の共有、検索性を高めることを想定していたが、対象の文書を電子化し、システムに登録する作業がなかなか進まなかった
  • 電子化する部門数が多く、電子化/登録の方法や品質がばらばらだった
  • 長期間の文書保存が必要であったが原本の劣化が進んでいた

アプローチ

アプローチ

  • 一律的な対応ではなく、原本状態に合わせたスキャニング実績・方法を紹介し、技術力について信頼を得た
  • 電子化、登録の詳細仕様書を作成した
  • 多拠点に分散しているユーザからの依頼に対して、統一仕様での対応、効率的な業務遂行、進捗管理方法を提案・確定したうえでサービスインとなった

導入効果

  • 劣化した原本を、閲覧可能な状態で電子化できた
  • 統一した仕様で文書管理システムへの登録ができた
  • 文書管理システムへの登録が進み、文書の検索・閲覧が効率的になった
  • 部門からの要望に応じて、仕様を調整することで、電子化後の利用促進を図ることができた
  • トータルコストを抑えることができた