事例文書管理システム導入時の大量の文書電子化を実現
きめ細かな対応でシステム活用も促進
サービス提供イメージ
課題
- 文書管理システムを導入し、文書の共有、検索性を高めることを想定していたが、対象の文書を電子化し、システムに登録する作業がなかなか進まなかった
- 電子化する部門数が多く、電子化/登録の方法や品質がばらばらだった
- 長期間の文書保存が必要であったが原本の劣化が進んでいた
アプローチ
- 一律的な対応ではなく、原本状態に合わせたスキャニング実績・方法を紹介し、技術力について信頼を得た
- 電子化、登録の詳細仕様書を作成した
- 多拠点に分散しているユーザからの依頼に対して、統一仕様での対応、効率的な業務遂行、進捗管理方法を提案・確定したうえでサービスインとなった
導入効果
- 劣化した原本を、閲覧可能な状態で電子化できた
- 統一した仕様で文書管理システムへの登録ができた
- 文書管理システムへの登録が進み、文書の検索・閲覧が効率的になった
- 部門からの要望に応じて、仕様を調整することで、電子化後の利用促進を図ることができた
- トータルコストを抑えることができた